Att navigera genom dagens hektiska arbetsmiljö kan vara en konst, så begrepp som effektiv uppgiftshantering (task management) och tidsstyrning (time management) kommer sannolikt att vara viktiga. Båda är grundläggande för framgång och balans i en vardag där varje timma räknas.
Vi kommer nedan försöka klargöra begreppen och hjälpa dig att utveckla en mer fokuserad och strukturerad arbetsdag.
Uppgiftshantering: Skapa överblick
Task Management handlar om att synliggöra dina konkreta uppgifter; vad ska göras, när ska det göras och hur ska det göras. Uppgiftshantering fokuserar på att bryta ner stora uppgifter i mindre, konkreta deluppgifter och organisera dem på ett sätt som gör det lättare att slutföra dem. Det inkluderar vanligtvis att prioritera, planera in uppgifter/deluppgifter i kalendern, delegera, följa upp och säkerställa att de slutförs effektivt och i tid. En god överblick över ALLA dina uppgifter utgör dessutom en stabil grund för din planering – och är en av grundprinciperna i vårt PEP®-program.
Tidsstyrning: Maximera tiden
Time Management tar utgångspunkt i att disponera och optimera användningen av din tid. Tidsstyrning handlar om att identifiera källor till tidsslöseri och exempelvis skapa dagliga och veckovisa rutiner för planering, så att du utnyttjar tiden optimalt och samtidigt får tid för pauser och oförutsedda händelser. Att skapa en realistisk tidplan – och samtidigt ha en önskad inriktning på att få ut det mesta av din dag – betyder att du har en aktiv strategi för att eliminera distraktioner och att du prioriterar uppgifter på samma sätt som dina möten.
Balans är nyckeln
En hälsosam balans mellan uppgiftshantering och tidsstyrning kan göra skillnad för din produktivitet. Fokuserar du för mycket på det ena eller det andra kan det leda till att du använder för mycket resurser till att organisera uppgifterna och för lite åt att utnyttja tiden och vice versa.
Hur kan uppgifts- och tidsstyrning göra dig mer produktiv?
- Använd en uppgiftslista: En komplett överblick över dina uppgifter hjälper dig att kunna organisera dem och säkerställer att ingenting glöms bort. Det betyder också att en uppgift måste finnas på listan för att prioriteras.
- Prioritera uppgifterna: Ha hela tiden fokus på dina viktigaste uppgifter. Alla ”bråttom-uppgifter” som dyker upp är inte viktiga, så var uppmärksam på att använda din tid och dina resurser på det som skapar värde.
- Planera din tid: Din kalender är det självklara verktyget för att synliggöra dina prioriteringar. Inga uppgifter blir lösta av att stå på en lista, så avsätt den tid som är nödvändig för dina uppgifter, på samma sätt som du gör med möten.
- Eliminera distraktioner: Att avsätta tid för uppgifter hjälper inte om du konstant blir avbruten och störd. Så om du vill arbeta koncentrerat måste du skapa arbetsro – från kollegor, dator och mobil.
- Ta pauser: Även om du skapat förutsättningar att arbeta fokuserat är det viktigt att komma ihåg att din hjärna blir trött om du bara jobbar på. Hög produktivitet kräver korta men regelbundna pauser.
- Använd tekniken: Utbudet av appar är stort men du kan komma långt med funktionerna i ditt dagliga mejl- och kalenderprogram som har funktioner för både uppgiftshantering och tidsstyrning. Det är oftast de enkla rutinerna och enkla verktygen som fungerar bäst.
Att hålla ordning på uppgifterna och tiden behöver inte vara komplicerat. Det viktigaste är att hitta ett tillvägagångssätt som fungerar för dig. Prova olika metoder och anpassa dem tills du hittar rätt balans.
Vi finns här för att hjälpa dig. Med 40 års erfarenhet av personlig effektivitet och arbetsvanor är vårt mål att göra dig bättre på det du gör. Om du behöver råd och vägledning är du alltid välkommen att kontakta oss.