Utnyttja perioden med påtvingat hemarbete för att bli medveten om de nya virtuella formerna för samarbete som bland annat Microsoft Teams erbjuder.
I och med den senaste utvecklingen av coronasituationen kan många fler av oss plötsligt bli tvingade att arbete hemifrån under en tid. Det kommer att utmana våra arbetsmönster och sätt att kommunicera – och inte minst hela dynamiken i vårt sätt att arbeta tillsammans. Men den nya utmaningen kan också skapa nya möjligheter …
Många företag har Microsoft Teams, men vår erfarenhet är att man på många arbetsplatser är lite osäker på hur man kan använda verktyget. Här är våra förslag till konkreta åtgärder som ni kan vidta för att fortsätta agera och leverera effektivt – även då ni arbetar hemifrån.
Vi uppmanar er att ta tillfället i akt att utforska de nya arbetssätten och lära er att använda de verktyg som finns och har utvecklats för att vi ska kunna samarbeta effektivt, också på avstånd.
Uppmuntra den personliga interaktioner
När du som anställd behöver arbeta hemifrån kan det finnas en tendens att känna sig lite utestängd från gemenskapen, vilket för många kan påverka engagemanget negativt. För att minimera detta är det viktigare än någonsin att uppmuntra den personliga interaktionen – även när vi behöver samarbeta från olika adresser.
Gör kommunikationen mer levande
Teams erbjuder möjligheter för både effektiv och levande kommunikation om du förstår potentialen för videokonferenser, chattar och samtal. När du både ser och hör den person du kommunicerar med, är risken för missförstånd mycket mindre, och det skapar förutsättningar för bättre beslut. Var tydlig med vilka verktyg som används när och hur.
Kom ihåg att involvera alla
Var medveten om ”out of sight, out of mind”. Vissa anställda kanske inte ”tar så mycket plats” – särskilt om man inte ”stöter ihop med dem i korridoren” – medan andra syns och hörs mer. Som ledare och kollega ska du se till att alla i din arbetsgrupp har en bra känsla och känner sig delaktiga, även om det sker på distans.
Schemalägg regelbundna möten
Boka fasta tider för när arbetsgruppen träffas virtuellt; Det är bättre att avboka om mötet inte behövs än att kalla till ett möte i sista minuten – och detta skapar färre onödiga distraktioner. Om du har ad hoc-möten riskerar du att utesluta kollegor som känner sig för upptagna för att delta – eller glömmer kollegor som du inte tänker på för att det är bråttom.
Håll endast KORTA virtuella möten
De allmänna goda råden om en tydlig agenda och en skicklig mötesledare är minst lika relevanta och nödvändiga i virtuella möten som i de traditionella.
Skapa ”kaffemaskinen” som Teams-kanal
Bland de formella och professionella kanaler som skapats i Teams, är det en bra idé att också etablera en kanal där ni kan ”träffas” och utbyta de mer informella och vardagliga saker som annars skulle skett vid kaffemaskinen. Detta kan hjälpa till att upprätthålla en känsla av kollegialitet och sammanhållning – och är faktiskt ett av våra favorittips!
Fler tips för videomöten i Teams
- Skapa Teamsmötet från Outlook eller från en teamkanal – en länk infogas automatiskt i mötesinbjudan som deltagarna kan använda för att ansluta direkt till mötet
- Kom ihåg att använda ”mute” när du måste hosta eller plötsligt ljud i bakgrunden uppstår. När allt kommer omkring kan både barn och hundar vara närvarande på hemmakontoret.
- Dra fördel av att dela din skärm när du illustrerar något från ett dokument eller presentation – det kan öka deltagarnas fokus.
- Utnyttja det faktum att du från en pågående Teamschatt eller konversation snabbt kan byta till kommunikation via en videokonferens istället – och spela in mötet med Stream så att icke-deltagare kan se det senare.
- Teams finns också som en app för din smartphone eller surfplatta, vilket är värt att ta notera – så att du inte alltid behöver vara bunden till din dator.
När alla har kontroll över tekniken, är väl förberedda och deltar aktivt kan det faktiskt vara ett nöje att hålla virtuella möten.
Om du eller ditt företag vill höra mer om möjligheterna till ett starkare samarbete – med eller utan Teams – är du välkommen att kontakta oss för ett samtal.
Dela gärna denna artikel – och lägg till dina kommentarer, tips och personliga rekommendationer.