Gör din hemläxa: varför även korta möten kräver maximal förberedelse
Har du lyckats minska på möteshysterin?
Det är bra, men vi är inte klara än. I vårt förra nyhetsbrev (blogg) utmanade vi dig att överge inställningen att du måste vara med på alla möten. Nu vill vi försäkra oss om att du får ut det mesta av de möten du deltar i. Det handlar till stor del om vad du gör före och efter mötet, inte under det.
Det viktiga att förstå är att den effekt ett möte har på din arbetsbelastning eller din planering, sträcker sig utöver tiden för själva mötet. Det skall alltid finnas en agenda, information eller annat relevant material som deltagarna kan ta del av innan mötet. Dessutom, när mötet är över så skall alla tydligt förstå vad de förväntas utföra efter mötet för att nå målen.
Så för varje en- eller två-timmars möte måste du också planera in nödvändig tid på båda sidor om mötet, både för att förbereda dig och för efterarbete. Det blir ofta problem när man inte tar höjd för denna extra tid och det är ett alltför vanligt misstag. Hur kan du realistiskt hinna med för- och efterarbete om du har 40 timmar av möten varje vecka? Det går ju bara inte ihop. Varje gång folk tackar ja till ett möte verkar de glömma att det kommer krävas mer tid än själva mötestiden.
Varje möte = extra hemläxa, det är en enkel formel. Nu är det väl så att de flesta av oss har försökt att undvika läxor sedan skoltiden, så om vår tidigare blogg inte övertygade dig om att skära ned på antalet möten så kanske detta gör det. Men oroa dig inte, rätta förberedelser och uppföljningar är lätta att uppnå, och som vanligt så finns vi här för att hjälpa till. Låt oss gå in lite mer i detalj i vad ”hemläxa” innebär:
En tydlig agenda
Ganska självklart kan man tycka, men den är ofta förbisedd när mötesinbjudningarna kommer ofta och fort. Om du kan göra klart exakt vad du vill ha ut av mötet så är det en bra övning för att avgöra om ni skall ha mötet överhuvudtaget! Varje möte behöver ett tydligt mål och alla skall förstå exakt vad för slags förberedelse som förväntas. Ingen skall komma till mötet oförberedd, det är slöseri med allas tid. Var hänsynslös i att stoppa alla som försöker avvika från den aktuella diskussionen. Detta är inte tiden för utsvävningar.
Klargör ”varför”
Har du någonsin tänkt ”varför är jag här?” (I ett möte då – en existentiell kris är mer än vad vi kan hantera i här). Om du har undrat varför du deltar så är svaret nej, du borde inte vara där. Hur ofta har vi inte hört att vi till exempel behöver vara med på ett möte för ifall en fråga som berör oss kommer upp. Men vi har inte tid att bara sitta och vänta på det. Alla som deltar skall ha en känsla av delaktighet. Elon Musk (som inte direkt är främmande för att ha en konfronterande approach) tar detta ett steg längre och förespråkar att man skall lämna ett möte om man inte har något att bidra med. Men så dramatiska åtgärder skall inte behövas om du följer våra råd.
Vem, vad, när
Dessa tre ord må vara små, men deras betydelse är allt annat. Alla bör lämna mötet med en tydlig bild av sina ansvar framöver, vilka åtgärder som krävs, vem som utför respektive uppgift och när det skall vara klart. Lämna inte ett möte ”tomhänt”, det är lika meningslöst som att komma oförberedd.
Sammanhang är nyckeln till framgång
Fokusera alltid på ”the big picture”. Lika viktigt som det är att definiera ett mötes mål, är att klargöra hur målet relaterar till ett eller flera av organisationens huvudstrategier. Om du kan tydliggöra hur en specifik diskussion ligger i linje med organisationens mål så förändras hela dynamiken i ert möte. Då behöver ni inte ha en diskussion om alla beslut, du behöver bara se till att alla förstår vad de jobbar emot och varför. Det ligger en enorm kraft i att alla ser sin roll i sammanhanget.
Så vad är utmaningen nu? Sluta vada i gyttjan, mina vänner. Se till så att varje möte räknas. Förmedla en känsla av målinriktning. En positiv dynamik. En solklar riktning.
Vi tycker det är värt att göra lite hemläxa. Håller du med?