Proaktivt – eller meningslöst? Varför alla möten inte är viktiga

By 11. april 2022juni 20th, 2022Ledning, Möten

Fylls dina dagar av en massa möten utan paus emellan? Försöker du maniskt medverka på möte efter möte?

Sluta.

För det kan helt enkelt vara så att du inte behöver delta i så många möten trots allt. Om du är skeptisk, läs vidare, för vi menar att det inte bara är möjligt att trycka tillbaka snarare än att bli indragen i ännu en kommitté, arbetsgrupp eller diskussion – det är till och med att föredra.

Det är ingen överraskning att möteshysterin är en viktig fråga på den moderna arbetsplatsen. Vår forskning visar att för våra kunder är möten den största förbannelsen i deras arbetsliv. Vi har arbetat med chefer som tillbringar upp till 40 timmar i veckan i möten, och om det är så de spenderar större delen av sin tid, hur kan de då utföra de andra viktiga aspekterna av sina roller? Det korta svaret är förstås att det kan de inte.

Intressant nog är inställningen att kalla till möte vid första bästa tillfälle särskilt utbrett i vår kultur. Vi har skapat en förväntan på att vi skall ha möten eller konsensus i allt. Människor har vant sig vid denna arbetsmiljö och tror därför att det är normalt att spendera sin dag med att springa från ett möte till ett annat.

Men stanna upp gott folk, för när man tänker efter så är det inte normalt, och det är verkligen inte produktivt. Därför har vi satt ihop ett par tips för att hjälpa dig att lätta lite på alla engagemang:

Vad är syftet?

Det handlar om att bedöma värdet av varje möte. Titta på antalet möten du deltar i per vecka. Hur många av dem är fokuserade på den strategiska delen av din roll? Vi upptäcker ofta att färre än 50 procent av chefernas möten har fokus på framtiden eller det strategiska. De är reaktiva – deltagarna går igenom något som redan har hänt. Varför inte göra detta med en rapport som kan läsas före mötet?

Fokus för ett möte bör istället ligga på hur verksamheten – eller mer specifikt ett projekt – ska föras framåt. Den gyllene regeln är 75:25: högst tjugofem procent av mötet bör spenderas på det som hänt. Resten av tiden bör ägnas åt hur deltagarna ska uppnå det som behöver göras framåt. Så innan du ens säger orden ”Låt oss ha ett möte”, stanna upp och fråga varför. Hur mycket värde kommer det här mötet att tillföra min roll, andras roller eller till verksamheten?”

Vem är inbjuden?

Glöm FOMO (Fear of Missing Out). När du har bestämt att ett möte verkligen är nödvändigt är nästa steg att ta tag i deltagarlistan. Amazons vd Jeff Bezos använder ”två-pizza regeln” för att minska möteskaoset: hans resonemang är att två pizzor ska räcka för att mätta hela gruppen som deltar. Om två pizzor inte räcker är det för många deltagare och mötet kommer förmodligen inte att vara produktivt.

Här är en annan viktig punkt: Som chef, kom ihåg att varje gång du bjuder in någon till ett möte hindrar du dem från att göra sitt arbete. Vårt råd är att inte automatiskt bjuda in hela teamet att delta i mötet. Allt som krävs är en person som effektivt kan kommunicera vad som diskuterades. Och glöm inte att tekniken också gör det möjligt för oss att sprida information snabbt och effektivt. Använd den.

Slutligen, tänk på detta: ”Om du kunde halvera antalet möten du deltar i varje vecka, vilken skillnad skulle det göra för allt du behöver uppnå? Vilken inverkan skulle det ha på din balans mellan arbete och fritid och i slutändan ditt välbefinnande?”

Fundera på det. Du kanske inte kommer till nästa möte trots allt.