Garbage in, garbage out: Det gäller också AI
Artikel 2 av 3 i en liten artikelserie om PEP och AI
När AI möter ”slutgiltig version”
För några år sedan lade många av oss mycket tid på att leta efter dokument. I dag kan AI ofta hitta dem på några sekunder.
Det låter fantastiskt. Och det är det också. Ända tills AI hittar:
- Budget_final_v2
- Budget_final_v2_ny
- Budget_FINAL_senaste
- Budget_SLUTGILTIG
Och sedan ställer AI den enda rimliga frågan:
Vilken version menar du?
Det är både lite komiskt och lite avslöjande. För AI är imponerande, men den är fortfarande beroende av det material som vi ger den tillgång till.
Garbage in, garbage out
Uttrycket är kanske inte särskild elegant men det är svårt att hitta en mer precis beskrivning. Om underlaget är otydligt blir resultatet också otydligt. Det gäller för människor och det gäller för AI.
När information finns utspridd mellan mejl, Teams-meddelanden, OneNote-anteckningar, skrivbordet och minnet blir det svårt att skapa en samlad och tillförlitlig bild. Inte för att AI är dålig, utan för att underlaget är otydligt.
Många hoppas att AI kan skapa ordning i kaos. Det kan den till viss del. Men om du själv har svårt att hitta rätt dokumentversion, komma ihåg var uppgiften noterades eller varför den aldrig blev noterad, får AI samma utmaning.
Det är inte nödvändigtvis tekniken som brister. Det är mycket möjligt att det är underlaget som är otillräckligt.
Överblick före automatisering
När vi arbetar med PEP-principerna talar vi bland annat om att skapa överblick över uppgifter, hålla kalendern uppdaterad och etablera tydliga arbetsrutiner. Blir det mindre viktigt när vi får AI? Nej, tvärtom.
AI arbetar utifrån den information som den har tillgång till. Om data och arbetsflöden är tydliga kan AI vara en värdefull assistent. Om de är otydliga blir förslagen lika osäkra.
Fyra områden har särskilt stor betydelse:
- Uppgifter: Finns de samlade på ett ställe eller är de utspridda i olika system?
- Kalender: Visas den tid som faktiskt står till ditt förfogande?
- Dokument: Är det enkelt att identifiera den aktuella och slutliga versionen?
- Överenskommelser: Är beslut och planerade uppföljningar tydligt dokumenterade?
Strukturen behöver inte vara perfekt. Den behöver bara vara tillräckligt bra för att både människor och AI ska kunna förstå hur saker hänger ihop.
Kalendern ljuger inte. Eller gör den?
Kalendern är ett bra exempel. Om den visar möten, fokustid, förberedelser, uppföljning och frånvaro kan den ge en någorlunda realistisk bild av din kapacitet.
Om kalendern bara visar mötena får både du och AI en skev bild av verkligheten. Det är lite som att lägga ett pussel där flera bitar saknas. Du kan ana motivet, men du ser aldrig hela bilden.
Samma sak gäller uppgiftslistan. Om några av dina viktiga uppgifter bara finns i huvudet är de osynliga för alla andra. Även för AI, som trots allt inte kan läsa tankar.
Därför gör en uppdaterad kalender och en samlad uppgiftsöversikt mer än att bara skapa ordning. De förbättrar beslutsunderlaget som både du och AI arbetar utifrån.
En liten PEP-kontroll
Det är inte nödvändigtvis de som använder flest smarta ord i sina promptar som får störst värde av AI. Ofta är det i stället de som vet var informationen finns, samlar sina uppgifter, använder kalendern aktivt och följer upp överenskommelser.
Kort sagt har de skapat ett arbetsunderlag som både de själva och AI kan navigera i. Därför får de också bättre hjälp.
Fråga dig själv:
Om AI skulle hjälpa mig att prioritera nästa vecka, skulle den då ha tillgång till en samlad och tillförlitlig bild av mitt arbete?
Om svaret är nej, försök identifiera vilket område som är orsaken och börja där. Det kan vara uppgifterna, kalendern, dokumenten eller inkorgen.
Dagens poäng: Ju bättre underlag du själv skapar, desto större blir dina möjligheter att använda AI för att få kvalificerad hjälp.
I nästa artikel tittar vi närmare på var AI kan göra störst nytta i vardagen och ger några konkreta exempel på vad du kan använda AI till.
Vårt jobb är att göra dig bättre på ditt!