Välkommen tillbaka från semestern. Nu har halva året redan gått och innan vi vet ordet av är det nyår igen. Så är det varje år men kanske särskilt i år.
Så låt oss ta ett djupt andetag. Vi vet att den här tiden på året är det viktigare än någonsin att arbeta effektivt, men också svårare att få upp tempot. Distraktionerna hopar sig. Viljan tryter.
Vi är ju här för att hjälpa, så denna gång har vi samlat vad våra kunder anser vara de sju största tidstjuvarna på arbetsplatsen och i sann PEP-anda ger vi självklart några praktiska tips på hur man kan undvika dem. Läs vidare för en sammanfattning:
1. Epost
Det är knappast någon överraskning att epost är med på listan över tidstjuvar. Att ha kontroll på sin inkorg är en kamp som kan kännas oändlig och dränerande. Trots att vi inte bedöms utifrån hur många mejl vi besvarar varje dag, tillbringar vi mycket tid i inkorgen. Fundera över; hur mycket av all den tid du använder till att administrera email driver egentligen er verksamhet framåt?
PEP-tips: Gör processen kort. Fatta beslut om vad du tänker göra med mejlet (delegera, avsluta, planera, kasta, spara) och gå vidare till nästa och fatta beslut om det. Onödiga ”cc-mejl” kan få din inkorg att svämma över. Tänk igenom vad du skickar och till vem. Behöver du ”svara alla” eller sätta den personen som ”cc”? Om någon konstant ”cc-ar” dig i onödan så säg det till dem. Förklara att du inte behöver få dessa kopior.
2. Möten
För många och långa möten? Du är inte ensam om att känna så. Alla möten är inte nödvändiga, och de som är det behöver fortfarande ledas ordentligt, hålla tiden och ha ett tydligt syfte.
PEP-tips: Se till att alla möten har en agenda och håll er till den. Enas om vilka uppgifter som delegerats till vem och besluta vem som ansvarar för uppföljningen. Håll er också till mötestiderna. Om mötet inte leder någonstans? Lämna det.
3. Avbrott
Brådskande förfrågningar, kollegor som tjattrar eller annat oljud är alla tidsödande distraktioner. När du väl blivit avbruten kan det ta upp till 20 minuter att hitta ditt fokus igen. Inte så väl investerad tid, eller hur?
PEP-tips: Börja med att rannsaka dig själv och dina egna vanor. Visa hänsyn till de omkring dig. Hur påverkar det andra om du ofta avbryter dem? Är du den som ständigt blir avbruten så kommunicera detta. Föreslå till vederbörande att samla på sig frågorna så ni kan träffas på en avtalad tid i stället.
4. Oorganiserad arbetsplats
Tittar man på (den skrämmande) statistiken kan vi slösar bort motsvarande sex veckor per år bara på att leta efter arbetsmaterial och information. Både genom att leta bland filer och mejl på datorn och bläddrande i papper på skrivbordet – men röran smyger sig lätt in i din smartphone också.
PEP-tips: Var disciplinerad när du rensar. Det är egentligen rätt enkelt. Spara bara det du behöver och vi vet att du hört det här förut, men se till att allt har sin plats och att allt ligger på sin plats. Det kan mycket väl innefatta en särskild plats för choklad 😊.
5. Smartphone
Trots sina många fördelar är faktiskt den här fantastiska uppfinningen en klassisk tidstjuv. Det finns en risk att din mobil får dagens goda intentioner att spåra ur. Tänk efter, tillför din mobil något värde till ditt arbete när sitter vid skrivbordet?
PEP-tips: Stäng av de notifikationer du inte behöver och tysta de meddelanden du behåller, både när du vill arbeta fokuserat och när du deltar i möten.
6. Internet
Dags att bekänna färg. 64 procent medger att de använder internet till privata saker/aktiviteter på jobbet. Är du en av dem? Fundera över hur mycket tid du spenderar på nätet. Gör det att du förhalar annat?
PEP-tips: Disciplin. Igen. Var tuff mot avbrott. Om du har lätt för att hamna i den fallgropen – håll dig borta från kanten.
7. Fikapauser
Våra deltagare säger ofta att de tycker om att komma upp och röra på sig emellanåt. Ja, regelbundna pauser är avgörande för att bibehålla fokus. Oregelbundna pauser däremot, kan lätt börja se ut som förhalning av något annat.
PEP-tips: Planera dina raster. Ge dig själv fem minuter varje timma för lite frisk luft eller ett mellanmål. Det är mycket lättare för dig att fokusera på en uppgift om du vet exakt när du får en rast.
Vi förmodar att du kan känna igen dig själv i åtminstone några (om inte alla) av dessa punkter. Och igenkänning är nyckeln: goda vanor börjar alltid med självkännedom. (En sund dos av disciplin skadar inte heller). Så, identifiera dina potentiella fallgropar och förbered dig/agera därefter. Det kommer att frigöra tid, skapa arbetsro och ge dig en bättre balans.