Ledare, här kommer en snabb fråga; Tänk på den specifika uppgiften du arbetar med just nu. Är du verkligen den enda personen i ditt team som kan göra den?
Är du kontrollfreak, alltid (omöjligt) otåliga eller tycker du bara det är jobbigt att be någon annan? I så fall är följande något för dig. Vi vill gärna ge dig ett viktigt verktyg i verktygslådan för ledare, nämligen är möjligheten att delegera effektivt. Delegering är något som vi får frågan om hela tiden. Många chefer berättar för oss att deras team redan är så upptagna att de känner att de inte kan delegera mer till dem, och i stället gör de arbetet själva. Men som ledare behöver man tänka på att om det finns en uppgift som borde vara någon annans ansvar, varför är det inte det? Eller ännu viktigare, varför får de inte möjligheten att göra den? Det är en utmaning som tål att tittas närmare på.
Låt oss ta en närmare titt på förutsättningarna för effektiv delegering:
1. Se över dina motiv
Har du inte lust att delegera? Låt oss ta en titt på varför – för vi skulle hävda att få av oss gärna tar på oss extra arbete. Vi hör ofta ”Det går snabbare om jag gör det själv”, kanske för att det finns en underpresterande medarbetare. Det måste du ta itu med. Så snart du gör något för att det går snabbare om du gör det, har du ett problem som bör uppmärksammas. Det är nu du bör sluta och i stället vara din egen coach för att välja en bättre väg. Jämför med vår favoritanalogi: fotbollslaget. Frestelsen är att inte passa bollen, eftersom du tror att det kommer att gå snabbare om du själv dribblar hela vägen, men fundera över: vill du verkligen vara den enda spelaren i ditt lag? Det kommer att bli utmattande. Snabbt.
2. Omvärdera din relation med ditt team
Tydlig kommunikation är nyckeln till en framgångsrik teamdynamik, men det sker inte utan att först bygga förtroende. Se till att dina teammedlemmar känner sig tillräckligt bekväma för att komma tillbaka till dig om de känner att de inte kan ta på sig en delegerad uppgift. De måste veta att det inom rimliga gränser är okej att omförhandla deadlines. Vilket hänger samman med:
3. Stötta dem i deras prioriteringar
Så din teammedlem är för upptagen för din uppgift? Ta tillfället i akt att hjälpa dem att se skogen för alla träd. Arbeta igenom deras veckoplan med dem och se till att de prioriterar efter viktighet och inte bara brådska eller varifrån (chef) den kommer. Ofta prioriterar människor en uppgift helt enkelt för att den delegerades av en senior teammedlem – inte för att den är viktigast. Hjälp dem att prioritera genom att ge dem en deadline med ett exakt datum och till och med en tid. Mer om detta i vår nästa punkt:
4. Ange deadlines och följ upp
Att ge en deadline är enkelt, eller hur? Men det är meningslöst om du inte följer upp det. Och om du inte gör det kommer ditt team att lära sig att dina uppgifter kan vänta. Förutom att driva dina förfrågningar längre ner på teamets prioriteringslista, uppmuntrar du ett beteende att inte leverera till deadline. Du håller säkert med om att det inte är idealiskt att möjliggöra dåliga vanor.
5. Skapa inte onödig brådska
På tal om dåliga beteenden, ta också en titt på dina egna tendenser. Vi är alla skyldiga till att ibland lämna saker till sista minuten, men gör det inte till en vana. Det är inte schysst att sätta press på ditt team för att du själv inte kunnat planera din tid. Tänk på det.
6. Förtydliga inte bara ”vad”, utan också ”varför”
Se till att motivationen att lösa uppgiften är lika tydlig som själva uppdraget. Det är viktigt att din teammedlem inte bara förstår vad de behöver göra, utan varför de behöver göra det – och vem som kommer att påverkas av det. Ibland kan det också vara bra att synliggöra de negativa konsekvenserna av att inte göra en uppgift som bör prioriteras.
Det finns en sista sak att tänka på: ett annat ord för ”delegera” är att ”bemyndiga”. Så ja, genom att delegera lägger du till någons arbetsbörda. Men du ger dem också en möjlighet att känna ägarskap över ett uppdrag, och möjlighet att utföra det framgångsrikt. Ditt förtroende i kombination med deras känsla av prestation är ganska stärkande, eller hur?
Bollen ligger hos dig.