Tänk efter. När du har alltför mycket på jobbet – och vem har inte det – vad är det första du försöker planera om?
Om det är dina fasta 1:1-möten med dina team-medlemmar så är du inte ensam – det är nämligen alltför vanligt. Ofta värderas inte 1:1-möten så högt som de borde och är något av det första som ryker när ledarna har mycket att göra.
Känner du igen dig? I så fall vill vi ge dig något att fundera på. 1:1 är avgörande – så till den grad att vi anser att de är det viktigaste verktyget i varje ledares verktygslåda. Ledare har en tendens att glömma att medarbetarna faktiskt hjälper dom att utföra sin ledarroll på ett effektivt sätt. Så om medarbetarna ges möjlighet att dela både sina farhågor och sina idéer, är det ett mycket kraftfullt verktyg.
Så hur kan du säkerställa att 1:1-mötena inte får stryka på foten, oavsett hur mycket du har att göra? Genom att göra dom så produktiva som möjligt, förstås. Tänk så här: ”Jag vet inte hur jag skulle klara mig utan mina personliga möten med mitt team”, för då har mötena blivit oumbärliga för dig, i stället för lättersättliga. Och som du kanske anar har vi några tips som kan leda dig i rätt riktning:
Boka dina 1:1-möten i god tid
Det är ingen hemlighet att vi förespråkar planering och framförhållning – och det är extra viktigt när det gäller 1:1-möten. Det bästa är att boka 1:1-mötena ett år i förväg. Det gör det möjligt för dig att sprida ut dom så att du inte får för många på samma dag/vecka. Det säkerställer också att de blir ett regelbundet månatligt åtagande. Och vi skulle vilja betona ”åtagande”, för din inställning bör vara mer ”en nödvändighet” än ”en möjlighet”.
Strukturera varje möte på lämpligt sätt
Var noga med att inte falla för frestelsen att tänka på 1:1-mötena som ett trevligt samtal om högt och lågt. Försök hålla dem lite formella och boka ett passande mötesrum eller en liknande lugn plats. Att skapa en formell miljö uppmuntrar till ett meningsfullt utbyte av åsikter, ger plats för reflektion och, om det behövs, möjligt för er att ha eventuella svåra samtal. Avsätt omkring en timma för varje möte. Ingen känner sig särskilt uppskattad om det märks att du stressar igenom mötet.
Kom väl förberedd
Precis som till alla andra möten skall alla vara förberedda. Säkerställ att samtidigt som du bokar ett 1:1-möte i din kalender så bokar du också en lämplig tid för förberedelser – och uppmana ditt team att göra detsamma. De skall komma till mötet med en klar bild över sina aktuella arbetsuppgifter och en tydlig bild av var de står i förhållande till sina överenskommelser och målsättningar. Detta är en nyttig övning i sig eftersom det uppmuntrar dem att stanna upp och klargöra exakt vad de uppnått. Om allt inte är som överenskommet, är det samtidigt ett ypperligt tillfälle för ledaren att engagera sig och coacha dem i rätt riktning. Dessutom, när båda parter har rätt inställning till mötet kan mer tid läggas på just det.
Tänk ”the big picture”
Lägg inte tid på små detaljer. De här mötena är ett forum för att fokusera på mål, strategi och andra väsentliga frågor. Bli inte distraherade av vardagliga detaljer som ni lika gärna kan ta upp på era veckomöten med hela teamet. Ett 1:1-möte skall behandla om din medarbetare är på rätt spår personligen för att uppnå nå sina mål. Om varje medarbetare i ditt team lämnar era 1:1-möten fokuserade och klara över vad de skall göra, skapar det naturligtvis ett högpresterande team, vilket ju är syftet, eller hur?
Glöm inte att följa upp
Fokusera på målet. På samma sätt som förberedelser före möten är viktiga så är uppföljning efter möten också det. De överenskommelser ni gjort skall skrivas ned efter mötet. Se också till att sätta passande deadlines för uppföljning så att du kan stämma av utfallet på nästa 1:1-möte. Med andra ord, det räcker inte att bara kryssa för ”mötet har hållits”. Era möten blir bara meningsfulla om de för arbetet framåt – så se till att de verkligen gör det.
För att använda fotbollstermer skall du som ledare vara säker på att varje spelare i ditt lag kommer till matchen redo att spela, i god form, på rätt position och med rätt inställning – och det kan 1:1-mötet hjälpa till med. En timma i månaden med varje medarbetare kan verka mycket, men faktum kvarstår att det kommer att spara dig långt mer tid genom att minska kriser och icke värdeskapande arbete. I slutändan är 1:1-möten ett enkelt men kraftfullt sätt öka ditt teams prestationer. Och om ditt team lyckas, så gör du det också.
Låter som ett vinnande koncept i våra öron.