Känner du att arbetsbelastningen är överväldigande? Undrar du vart tiden tog vägen i slutet på en stressig arbetsdag? Då kan kanske att göra-listan hjälpa dig undvika stress och maximera din effektivitet.
Vad är då det bästa sättet att hantera att göra-listan på jobbet? Att göra-listor är väldigt populära och många är beroende av dem. Visst kan det kännas bra att stryka en färdig uppgift och det gör den till en bra motivator för att hålla sig på rätt spår.
Men många av oss har svårt att hinna med alla uppgifterna på listan innan en normal arbetsdag är slut. Här tar vi upp varför vi misslyckas med att göra-listor och hur du skall använda dem för att lätt nå dina mål.
Varför vi inte lyckas med att göra-listor
För att lyckas är det viktigt att förstå varför andra (och kanske du själv) har misslyckats med att bli klara med sina att göra-listor. Här är några av de vanligaste orsakerna:
- För många uppgifter: De flesta att göra-listor har helt enkelt alldeles för många uppgifter, vilket innebär att de aldrig blir slutförda.
- För mycket tid: Ju mer tid du avsätter för att utföra någonting, desto mindre sannolikt är det att du slutför det. Att ha deadlines reducerar förhalning, så det är bättre att ha fler mindre uppgifter med kortare tidsramar än en stor uppgift med längre tidsram.
- För många okända faktorer: Prioriteringar förändras, därmed också att göra-listan. Oplanerade avbrott stjäl dessutom fokus från huvuduppgiften.
Om du har kämpat med dina att göra-listor så är du inte ensam. Nedan ser du våra bästa strategier för att hantera dina listor och få ut det mesta av varje dag.
Tip #1 – Konsolidera din lista
Det kan verka självklart, men att bara ha en att göra-lista för dina uppgifter gör det mycket enklare att ha kontroll. Tyvärr har många av oss inte ett “hem” för våra uppgifter. Du har troligtvis några post-its, några flaggade mejl, några punkter i din anteckningsbok och kanske anteckningar i en telefon-app.
Välj vad som passar dig bäst, vare sig det är uppgiftslistan i ditt mejlprogram, en app i din smartphone eller till och med papper och penna om du föredrar det – och konsolidera din att göra-lista. Oavsett vilket du väljer, se till att du enkelt kan fylla på din lista, till exempel under ett möte eller när du är på språng. Det viktiga är att du kan skriva ner saker direkt när de dyker upp, så att du inte behöver oroa dig över att du ska komma ihåg att göra det senare.
Uppgifterna i Outlook (och detsamma gäller för andra mejlprogram) är ett bra ställe att skriva ned sina uppgifter på. Då kan uppgifterna enkelt synkas till dina andra enheter så att du har tillgång till dem och kan lägga till nya även när du är på språng. Om du använder Microsoft Teams och Planner, kan du få dem och dina Outlookuppgifter sammanställda på en plats via appen ”Task från Planner och To Do” som finns i Teams.
Tip #2 – Avsätt tid
Nu när du har konsoliderat din uppgiftslista så är ett annat tips när det gäller att hantera din att göra-lista, att du avsätter tid i kalendern. Att avsätta tid är ett enkelt sätt att styra din tid mer effektivt.
Dina viktigaste uppgifter bör få mest tid och uppmärksamhet och att avsätta block med tid innebär att dina prioriteringar går först, så att andra inte kan fylla din kalender med mindre viktiga uppgifter. Prioritera de 1-3 viktigaste uppgifterna och var realistisk med hur lång tid det tar att slutföra dem. Kom ihåg att ta höjd för oförutsedda avbrott.
En uppgift som tar längre än 15 minuter att göra skall in i din kalender, och de uppgifter som tar mindre än 15 minuter lägger du in i uppgiftslistan.
Vi rekommenderar också att man gör likartade uppgifter under samma tidsblock, såsom hantera mejl, besvara samtal. Detta är mer effektivt eftersom du undviker ställtiderna mellan olika typer av aktiviteter.
Deadlines reducerar förhalning så om du har avsatt en tid för en uppgift är sannolikheten att du slutför den mycket större.
När du börjar använda tidsblock så kan det hjälpa att skriva ned hur lång tid du faktiskt lägger på dina uppgifter. Då kan du i slutet av veckan reflektera över hur bra din uppskattning var.
Planerade du konsekvent för mycket eller för lite tid för att slutföra uppgifterna? I så fall justerar du tidsblocken kommande vecka. Ju mer du övar, desto bättre kommer dina tidsuppskattningar att bli.
Tip #3 – Planera eftermiddagen före
Ett av de bästa sätten att hantera din att göra-lista är att planera eftermiddagen före. Planera inte in fler än tre stora uppgifter för nästa dag (i alla fall om du vill öka sannolikheten att lyckas).
Att planera en dag i förväg sparar värdefull energi på morgonen. Du känner dig förberedd och kan fokusera på de viktigaste uppgifterna i början av din arbetsdag.
Om du skall jobba på distans nästa dag kan du fokusera på uppgifter som kräver lite längre, ostörd tid. Om du jobbar på kontoret så försök arbeta med uppgifter som kräver samarbete och utnyttja att ni kan ses fysiskt.
Ägna 15 minuter eftermiddagen före med att planera din nästa dag. Det kan vara det sista du gör på dagen för att varva ned lite, plus att du slipper oroa dig över din att göra-lista under kvällen. Pröva att planera eftermiddagen före och se om det kan öka din produktivitet.
Tip #4 – Bygg in buffertar
Ett bra tips för att nå framgång är att hålla din att göra-lista realistisk och nåbar. Det är här buffertar kommer in i bilden.
Vi har alla varit med om att oförutsedda uppgifter dyker upp och kräver vår uppmärksamhet. Skapa utrymme för det genom att sätta deadlines lite tidigare än när uppgiften egentligen skall vara klar, så behöver det inte bli bråttom eller ”i sista minuten”. Det hjälper dig att undvika stress när oförutsedda saker oundvikligen dyker upp.
Försök att alltid bygga in buffertar på 15 minuter mellan möten så du kan reflektera, göra anteckningar och planera in uppgifter du fått. Det är ofta mer effektivt att göra detta medan mötet är färskt i minnet. En del företag har beslutat att avsluta alla möten 15 minuter tidigare. Det är en mycket bra idé som hjälper till att göra ambitionen med 15 minuters buffert möjlig.
Kom ihåg att planera in tid för raster under dagen. Även en snabb 5-minutersrast för att vila ögonen och sträcka på benen kan vara bra för din produktivitet. Att ta raster hjälper dig faktiskt att hålla dig fokuserad.
Tip #5 – Omvärdera regelbundet
Om du ofta känner att du inte blir klar med din dagliga att göra-lista är det dags att göra en omvärdering. Gå igenom din lista och fråga dig själv om allt verkligen måste göras. Ställ dig själv följande frågor:
- Hjälper uppgiften mig att nå mina mål?
- Är uppgiften i linje med mina viktigaste prioriteringar?
- Vad kommer jag att ha när uppgiften är slutförd, och är det värdeskapande?
- Om uppgiften verkligen behöver göras, kan jag delegera den?
Om du märker att du ständigt skjuter fram uppgifter om och om igen, så fråga dig själv om de fortfarande behöver göras. Eller är det kanske så att du skjuter på uppgiften för att den är för stor och att den behöver brytas ned i mindre bitar?
Omvärdera regelbundet hur din att göra-lista fungerar och justera där det behövs.
Är du redo att hantera din att göra-lista på ett nytt sätt? En effektiv att göra-lista är ett utmärkt produktivitetsverktyg. Det gör din arbetsdag mer organiserad, mindre stressande och ger dig kontroll!
Originally posted by PEPworldwide Australia here on 6 Apr 2021.