Inspirerade vår tidigare blogg om vad Outlook har att erbjuda? Blev du motiverad att ta ett nytt och effektivare grepp om dina mejl? Bra! I denna fortsättning av vad våra PEP-deltagares tidsbesparande favoriter är i Outlook, skall vi titta på vad du kan göra i kalendern och uppgiftslistan. Här kommer tipsen som våra kunder tycker har gjort störst skillnad för deras arbetsliv:
1. Kategorisera och färgkoda dina kalenderbokningar
Precis som du gjorde med villkorsstyrd formatering i din mejl, så kan du kategorisera eller färgmarkera dina olika typer av kalenderbokningar, såsom möten, eget arbete, privat med mera. När var och en av dina aktiviteter har sin egen färg, får du en snabb överblick över hur din dag och vecka ser ut. Du kan titta på din kalender på morgonen och baserat på färgerna snabbt se exempelvis hur många möten du har, eller hur mycket tid du har för eget arbete den här dagen.
2. Planera dina resor och förberedelsetid innan varje möte
För varje möte du bokar skall du stanna upp och fråga dig själv vilka förberedelser du behöver göra, när du behöver göra dem och hur mycket tid du behöver. Därefter avsätter du tid för att få det gjort. Det säkerställer att du är tillräckligt förbered.
3. Boka tid för efterarbete efter varje möte
Tillåt dig själv att avsätta lite tid efter varje möte så att du kan boka in uppgifterna i din uppgiftlista eller i din kalender. För varje möte jag går på, bokar jag av lite tid i nära anslutning, så att jag säkerställer att jag inte missar något jag lovat att göra. På så vis kan jag under möte låta min klient veta exakt när jag kommer att arbeta med de uppgifter jag fått med mig eftersom jag redan bokat av tid att göra det.
4. Lägg endast in mindre uppgifter i Outlooks uppgiftlista
Om en uppgift tar mer än 15 minuter att slutföra behöver du besluta när du kan göra den, och i stället avsätta den tiden i kalendern.
5. Spara dina uppgifter med start och slutdatum
Om du sparar dina uppgifter med ett startdatum (den dag du planerar att få uppgiften gjord) kommer Outlook att föreslå samma datum som slutdatum. Då kommer endast de uppgifter som skall göra denna dag att synas på dagens datum. Det räcker att se de fem uppgifter du skall göra på måndag, inte alla 30 som skall göras under veckan. Din utmaning blir att slutföra de uppgifter du har planerat för måndagen.
Kom ihåg: Det handlar om dig. Din kalender är i första hand ditt planeringsverktyg, inte ett sätt för andra att boka din tid. Den finns där för att du skall få ditt jobb gjort och utföra ditt jobb så effektivt som möjligt. Låt inte andra kontrollera din kalender. Avsätt tid för att arbeta med dina uppgifter, för och -efterarbeten runt möten samt andra aktiviteter så att du slipper ha ”vägg i väggmöten”. Detsamma gäller hur du behandlar andra. Ha ett tydligt syfte med de möten du kallar till så att du vet vem som behöver vara där och kan vara tydlig med vad du vill att de skall förbereda.
Så till din sista Outlook-utmaning! Förändra ditt sätt att använda din kalender och låt oss gärna veta hur det förändrat ditt sätt att arbeta. Vi uppskattar att få höra hur det går för dig.