Har din dag gått utan att du fått gjort det du tänkt dig? I så fall är vi inte förvånade, för det är ett vanligt klagomål. Trots att vi gör vårt bästa för att planera dagen, blir vi alltför ofta omsprungna av ”plötsliga” saker eller alla möjliga avbrott. Lägg dessutom till allt annat vi försöker hinna med så är det inte så konstigt att vi inte får gjort det vi borde.
Men ge inte upp än. För även om det alltid kommer att uppstå situationer som förstör vår produktivitet, finns det fortfarande gott om saker du kan göra så att du trots att det känns lite gungigt ibland, inte halkar av banan helt. Vi har samlat våra mest effektiva tips för att säkerställa att varje arbetsdag går mer eller mindre enligt plan. Är du redo att få bättre koll på allt du behöver agera på? I så fall, läs vidare:
1. Hantera den mentala röran
Skriv ner alla dina generella idéer, påminnelser och annat i en lättillgänglig ”töm huvudet” fil. Det spelar ingen roll om du använder ett gammaldags anteckningsblock eller en app som OneNote eller Apple Notes – nyckeln är att frigöra din hjärnkapacitet och minska mängden saker som du skall komma ihåg. Om du vaknar kl. 2 på natten för att du kom på något du behöver göra så har du inte något bra system. Om du däremot samlar alla dina tankar och idéer på ett ställe, kan du enkelt se vad som skall göras och när.
2. Blanda inte ihop uppgifter med att göra
Uppgifter och att göra-listor – det är väl samma sak? Nej inte riktigt, för din uppgiftslista bör endast innehålla det du har beslutat att göra vid en specifik tidpunkt. Med andra ord är det en deadline-styrd eller tidsberoende delmängd av din mer generella att göra-lista, och det är här din kalender kommer in i bilden: Använd den för att planera dina relevanta göromål så att de kommer med på din dagliga uppgiftslista.
Du bör undvika den oändliga psykologiska kampen med en ändlös att göra-lista. Varför inkludera saker på tisdagens uppgiftslista som inte behöver göras förrän på fredag? De saker du inte blev klar med kommer att hänga över dig hela veckan i onödan. Om du däremot planerar det du behöver uppnå – och som är realistiskt att uppnå varje dag, kommer du att lyckas stryka allt från din lista. Och vi vet alla hur tillfredsställande det är.
3. Ta lite tid attse över ditt fokus
Som äkta PEP-anhängare, med en önskan att arbeta på rätt sätt, har du förmodligen redan kontroll över dina prioriteringar. Så, ta ett par minuter varje eftermiddag för att fokusera på de tre viktigaste uppgifterna du har planerat för nästa dag. Är du redo för dem eller att ta det första spadtaget? Att hålla sig till en plan är mycket enklare om du börjar din dag fokuserad och skärpt, snarare än famlande och osäker.
4. Gör det värsta först
Vilka uppgifter drar du dig för mest? Börja med dem. Det är en brutal metod, ja – särskilt för de av oss med en kronisk vilja skjuta upp saker – men det är väldigt effektivt. Föreställ lättnaden du kommer att känna efter att ha bockat av den jobbigaste av dina dagliga uppgifter. Är du fortfarande lite tveksam till idén? Lova dig själv en belöning när du lyckas (bokstavligt).
5. Sätt ett mål för veckan
Håll ett öga på de lite större målen: Fråga dig själv vad du kommer att känna dig mest nöjd med att ha uppnått i slutet av veckan. Visualisera att du når målet. Hur fantastiskt kommer det att kännas? Nu när du känner dig tillräckligt motiverad, tänk igenom vad du behöver göra varje dag för att nå målet när veckan är slut. Som nämnts i vår tidigare punkt är det inte fel att planera in en belöning för din prestation heller. Framgång, hur liten den än är, är aldrig obetydlig. Kom ihåg att fira den!
6. Ta dig tid
Nej, vi menar inte att det skall ta en evighet att bli klar (även om det är viktigt att komma ihåg värdet av en paus). Detta handlar om att ge dig själv tillräckligt med tid för att kunna fokusera på dina uppgifter utan avbrott. Om du kan få 30 till 40 minuter utan att bli avbruten finns det mycket att vinna. Försök planera in tidsblock för fokuserat arbete på stunder när det är minst risk att bli avbruten, eller på de tider på dagen då du vet att du arbetar bäst. Du kan till och med använda ett stoppur om det kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår. Medvetenhet om hur du hanterar din tid effektivt kommer att göra en enorm skillnad, inte bara för din förmåga att planera din dag, utan också för hur du håller fast vid planen.
…..
Tydliga mål. Noggrann planering. Förnuftig användning av din kalender. Du kan ha helt rätt om du tycker att det inte är något särskilt revolutionerande med sådana påminnelser. Men nyckelordet är kanske just ”påminnelse” – för hur enkla dessa råd än är, är de alltför lätta att glömma i det dagliga kaoset. Det kanske viktigaste planeringsrådet är att du i stor utsträckning – och lyssna nu – faktiskt har stort inflytande på hur din dag utvecklar sig.
Många säger till oss att allt de planerat lätt blir överkört av det som bara dyker upp, och att de inte har något annat val än att ta hand om det. Men väldigt ofta har man faktiskt ett val. Om du nu hade planerat något för dagen som hade helt avgörande betydelse, skulle du alltid välja att prioritera det, framför ett tillfälligt problem som plötsligt uppstått. En stor del av att hålla sig till sin dagliga plan är att inse att allt du har planerat den dagen, inom rimliga gränser, bör komma före det som plötsligt uppstår. Det är i de flesta fall mycket få saker som inte kan vänta.
Som man säger, i morgon är en ny dag. Har du tänkt följa planen? Det är upp till dig.