Reboarding: Hur återvänder vi till kontoret på ett nytt och bättre sätt

By keld
28 september 2020
Arbetsvanor, Möten, Samarbete

Hundratusentals tjänstemän har tvingats arbeta hemifrån de senaste månaderna, och många har för första gången i sitt arbetsliv upplevt för- och nackdelarna med att arbeta utan närheten till sina kollegor och att vara mycket mer beroende av tekniken.

Hur använder vi erfarenheterna och bygger vidare på vad vi lärt oss när vi återvänder till en mer normaliserad vardag på kontoret? På PEPworldwide har vi samlat in några goda råd och rekommendationer från våra kunder, deltagare och samarbetspartners.

Onlinemöten – javisst fungerar det

Vardagen på hemmakontoret innebar att vi som chefer och medarbetare plötsligt tvingades in i virtuella mötesrum – och efter en kanske lite trevande start upplever i stort sett alla nu det virtuella mötet som mer effektivt än det välbekanta fysiska mötet.

Onlinemöten uppfattas som mer fokuserade, med färre avbrott och mindre småprat. Styrningen av mötena är bättre med tydligare dagordning och man är noggrannare med vem som har ordet. Dessutom har onlinemötena generellt blivit kortare.

Men det finns också utmaningar

Mötesfrekvensen har haft en tendes att öka när vi inte längre ”stöter på” varandra på kontoret. Som människor har vi ju fortfarande behov av att interagera med varandra, och behovet av tillgänglighet har ju inte blivit mindre bara för att vi arbetar hemma.

Frånvaron av informell kommunikation – den dagliga kontakten vid kaffeautomaten – kan också bli ett problem. Många uttrycker att de är rädda för att gå miste om information och koordinering, och att man riskerar att det uppstår en form av opersonlig distans till varandra.

Några anser också att det blir för opersonligt med många onlinemöten. Det är svårt att få en känsla av varandras sinnestämning – känslor/humör – i ett virtuellt möte. Därför är det extra viktigt att man som ledare känner sina medarbetare och kan tolka deras kroppsspråk.

Är man inte observant på fallgroparna är det risk att det går ut över känslan av sammanhang och dynamik bland medarbetarna.

Tips för bättre online-möten:

Utse alltid en moderator /ordförande som håller i dagordning och talarordning.
Använd chattfunktionen – den är bra till att klargöra små saker som inte nödvändigtvis är något alla mötesdeltagare är intresserade av.
Håll mötena korta – det finns en gräns för hur länge vi kan koncentrera oss!
Kom överens om att alla har kamera och ljud aktiverat – och att alla ”mutar” vid behov
Förbered dig i förväg som mötesdeltagare genom att t ex säkerställa enkel åtkomst till nödvändiga dokument
Summera era beslut muntligt – och i mötesanteckningar i t ex OneNote
Håll mötet digitalt för alla, även om några sitter på samma fysiska plats – då sitter alla ”i samma båt”

Överenskommelser inom teamet?

Om man skall dra någon slutsats så är det att onlinemöten är enormt effektiva, men det finns också fallgropar i form av brist på informellt kunskapsutbyte och samordning. En viktig uppgift är att definiera när det finns ett behov av att mötet hålls virtuellt och när det bör hållas fysiskt.

Vår rekommendation är att onlinemöten ofta är mest effektiva när det handlar om operativa möten med en klar agenda. Men när det finns behov av att vara kreativ / vid projektstart etc., bör man överväga att ett fysiskt möte.
Överväg om det är möjligt att skapa några sätt att främja den informella kommunikationen, t ex virtuell fredagsbar – morgon-checkin – fasta kaffepauser – bara som några exempel.
Bestäm eventuellt tider under dagen / veckan då ni är överens om att ha mötesfri tid – då uppgifter som är prioriterade och planerade faktiskt också kan utföras.
Var observant på att ”small talk” är bra och bidrar till det ”lim” som binder oss samman – så avsätt också lite tid för det emellanåt.
Vi behöver antagligen fortsätta hjälpa varandra att minska känslan av isolering, ensamhet och brist på feedback ännu ett tag. Omsorg om varandra kan ske virtuellt också!

Vi uppmuntrar till att ni i era team försöker hitta en balans mellan det virtuella mötets effektivitet och de sociala och relationella fördelarna som man alltid har i det fysiska mötet.

Bättre förutsättningar för flexibla arbetstider

Flexibilitet ökar motivationen. När en stor del av arbetsstyrkan blev uppmanad att arbeta hemifrån befarade många chefer lägre produktivitet, men på de flesta ställen har den farhågan kommit på skam. Intressant nog har produktiviteten ökat i stället! Och vad beror det på?

När chefer och medarbetare själva skall värdera orsakerna till att det varit möjligt att upprätthålla och till och med öka produktiviteten, betonas följande två faktorer:

Bättre balans mellan arbete och familj
Större möjlighet att fokusera.

Bättre Work Life Balance

För barnfamiljerna har den förändrade vardagen med nyetablerade hemarbetsplatser varit hektisk. Trots det har många medarbetare lyckats att inte bara lösa sina uppgifter – utan också med ökad produktivitet.

En bidragande orsak har just varit att man i mycket högre grad har kunnat strukturera arbetsdagen själv, och den upplevda friheten och flexibiliteten har utan tvekan varit en stor motivationsfaktor. Många upplever att kreativiteten har blomstrat tack vare möjligheten att påverka hur dagen skall läggas upp. Tiden man sparat på transport till och från kontoret har naturligtvis också direkt bidragit till produktiviteten.

Mer tid till fokus

Den andra förklaringen till den höga produktiviteten är möjligheten att fokusera – alltså den ökade möjligheten till arbetsro, i och med att du utsätts för färre avbrott från chefer, kollegor och andra.

Forskningen visar att ett avbrott kan innebära att det tar allt mellan 30 sekunder och 21 minuter att komma tillbaka till den ursprungliga tankegången – och till den uppgift du höll på med innan du blev avbruten. Ju mer komplex en uppgift är desto längre tid tar det att komma tillbaka – så färre avbrott på en arbetsdag innebär helt logiskt bättre förutsättningar för koncentration – och därmed ökad produktivitet och kvalitet som följd..

Överenskommelser inom teamet

Den ökade produktiviteten och effektiviteten hos de som arbetar hemifrån, ofta i kombination med ökad arbetsglädje, har fått många ledare att reflektera över hur arbetet skall struktureras i framtiden:

Skall vi sträva efter att göra som vi brukar, där de flesta möten sker inne på kontoret – eller kan vi uppnå en vinst genom att tänka nytt?
Hur kan vi organisera oss så att vi främjar möjligheterna för arbetsro som en förutsättning för ökad effektivitet? Kanske genom mer arbete hemifrån, men hur gör vi när vi arbetar på kontoret?
Kan vi ge medarbetarna större frihet att själva organisera arbetet i större utsträckning?
Hur säkerställer vi bäst att behovet av tillgänglighet och informell kommunikation också får goda förutsättningar, även om / när en del av medarbetarna arbetar hemifrån?

IT-kunskaper

De senaste månadernas ökade behov av och önskan om att kunna samarbeta effektivt på distans har också ställt krav på IT-kunskaper. Många har fått utöka sina kunskaper från välkända Outlook till nya verktyg som Teams, OneNote och OneDrive – och frågan om Vilka verktyg vi skall använda När och Hur har blivit än mer aktuell.

Vi hoppas att du med denna artikel har blivit inspirerad. Använd Corona-krisen som en anledning till att skapa förändring i ditt sätt att arbeta – och ert sätt att samarbeta – på. Vi hjälper gärna till med rådgivning om både metoder och verktyg som fungerar i en hektisk vardag.

Vill du läsa mer? Lena Lid Falkman på Handelshögskolan i Stockholm har under våren forskat på hur Covid-19 påverkat vårt sätt att arbeta. Hennes forskning fokuserar på ledarskap, förändring och samtida arbetssätt. Läs mer här.

Om du inte redan gjort det, anmäl dig till PEP-talk nu – så får du automatiskt besked om kommande artiklar med relevanta nyheter och goda råd för en effektivare arbetsdag.