Nya Outlook – smartare eller bara annorlunda?
För många av oss har Outlook i åratal varit en trogen och pålitlig följeslagare som hållit ordning på våra mejl, möten och uppgifter – så när Microsoft ändrar något, särskilt större förändringar, känns det ofta i magen.
Oavsett om vi gillar det eller inte, har den nya versionen av Outlook varit på väg ett tag – och de som redan har tagit steget vet att den erbjuder både nya funktioner och en mer modern design.
Många har svårt att vänja sig vid förändringarna, eftersom våra dagliga rutiner och vanor utmanas – därför tittar vi närmare på några av de saker som har förändrats, och delar våra tips på hur du får ut det mesta av nya Outlook – utan att tappa överblicken.
1. Mejl och inkorg – nya funktioner med eftertanke
Att hålla ordning i inkorgen är en ständig utmaning som kräver tid och uppmärksamhet – och med nya Outlook introduceras, förutom det nya utseendet, några extra funktioner som enligt Microsoft ska hjälpa oss hantera våra mejl.
Första nya funktionen är att du nu med en knappnål (pin) kan fästa mejl överst i inkorgen för att hålla dem synliga. Knappnålen visas som en liten ikon när du för muspekaren över ett mejl.
En annan ny funktion är möjligheten att skjuta upp (snooze) mejl i inkorgen, så att de hålls dolda och dyker upp igen vid en tidpunkt du själv väljer. Funktionen finns bland andra alternativ när du högerklickar på ett mejl och väljer ”Skjut upp”.
Vår rekommendation: De nya funktionerna kan verka smarta, men använd dem med eftertanke – annars riskerar du att förlora överblick och planering.
Knappnålen är bra om ett enskilt mejl ska vara ”top of mind” under en kort tid, t.ex. om du vill hantera det senare samma dag. Men överanvändning gör toppen av inkorgen rörig. Flytta i stället mejl till relevanta mappar.
Om du skjuter upp ett mejl, se till att det verkligen är relevant först vid ett senare tillfälle. Skjut inte upp bara för att du inte har tid just nu – gör i stället mejlet till en uppgift med planerat datum.
2. Uppgifter eller To Do – är överblicken intakt?
Om du använder Teams och Planner har du kanske märkt att både Uppgifter och To Do funnits i klassiska Outlook. De har funnits sida vid sida och synkroniserats, men i nya Outlook är Uppgifter helt borttaget – allt hanteras nu i To Do.
Du kan fortfarande se dina uppgifter på andra ställen än i själva To Do-appen. I klassiska Outlook kunde du visa en uppgiftspanel till höger i Kalender (och Mejl), medan motsvarande funktion i nya Outlook heter ”Min dag” och aktiveras i den blå verktygsraden överst.
Du kan dra mejl till uppgiftslistan – och uppgifter till kalendern. Men där klassiska Outlook visade alla uppgifter samlat i sidopanelen, måste du i nya Outlook välja mellan olika delmängder av To Do, vilket ger en begränsad överblick. Dessutom sorteras inte uppgifterna efter datum. Båda dessa saker försvårar vardagsöverblicken – vi hoppas att det ändras.
Vi har också uppskattat visningen ”Lista över dagliga uppgifter”, som i klassiska Outlook visade uppgifter som små listor under varje kalenderdag. Den funktionen finns inte i nya Outlook. Vi håller tummarna för att Microsoft återinför den.
Vår rekommendation: De saknade uppgiftsvyerna i nya Outlook gör att det dagliga överblick inte är lika komplett. Tills Microsoft förhoppningsvis uppdaterar – föreslår vi:
Lär dig använda To Do som ditt centrala uppgiftsverktyg – och utforska hur de olika vyerna – Uppgifter, Min dag, Planerat osv. – kan ge dig en användbar överblick.
Om du saknar dagens uppgifter i botten av veckokalendern – eller en datosorterad vy av alla uppgifter i sidopanelen – fortsätt använda klassiska Outlook så länge det går. Fäst båda versionerna i aktivitetsfältet för snabb växling.
3. Kalender – överblick på nya sätt
Kalendern har, liksom allt annat i nya Outlook, fått ett mer förenklat uttryck – men är inte lika flexibel som den klassiska, och vi saknar även här funktioner och vyer som många av oss uppskattat i åratal.
Särskilt möjligheten att anpassa antalet dagar i veckokalendern efter behov, upp till 12 dagar i samma vy, valda från månadsvyn (Ctrl + klick på datum). Nya Outlook tillåter bara att minska antalet dagar till färre än 7 (Alt + siffra).
Men några positiva nyheter finns också: När du planerar ett möte kan du inte bara få hjälp att hitta lediga tider, utan även skapa och skicka en planeringsomröstning, så deltagarna kan välja mellan föreslagna tider. Det är smart.
Du kan också tacka nej till ett möte men ändå behålla det synligt i kalendern – praktiskt om du vill ha koll på vad du sagt nej till, ifall du vill omvärdera senare.
Vår rekommendation: Man vänjer sig snabbt vid kalendern i nya Outlook – och några nya funktioner gör övergången lätt. Men klassiska Outlook har fortfarande de bästa vyerna för en samlad daglig överblick över kalender och uppgifter.
Överväg att använda nya Outlook för den dagliga hanteringen – och klassiska Outlook för planering av dag och vecka. Vi hoppas att Microsoft inkluderar de smarta vyerna med tiden.
4. Sökfunktioner – snabbare och smartare
En av de största förbättringarna i nya Outlook är sökfunktionen. Den är mycket snabbare och mer exakt – och du kan nu även söka efter mappar när du vill flytta mejl. Den funktionen har varit efterlängtad.
Funktionen ”Rensa upp” är fortfarande lite underskattad, men ett kraftfullt verktyg som automatiskt kan ta bort upprepad text i långa mejltrådar, där avsändare inkluderar tidigare innehåll vid svar.
Vår rekommendation: Använd sökfältet aktivt – både för att hitta gamla mejl och för att flytta mejl mellan mappar. Utnyttja ”Rensa upp” (högerklicka på mejltråden) för att ta bort dubbelt innehåll.
Lägg lite tid på att lära dig de vanligaste kortkommandona – särskilt de du använder ofta. Ett bra exempel som sparar tid och skonar musarmen: När du ska spara/flytta ett mejl, använd Shift + Ctrl + V – och gläds åt att du nu även kan söka efter mappnamnet – en ny, verkligt tidsbesparande funktion.
5. Copilot – din nya digitala assistent
Outlook har fått en ny kollega: Copilot. Den fungerar bäst i nya Outlook och kan vara till stor hjälp – även i gratisversionen, om du använder den rätt.
De mest uppenbara områdena där du kan använda Copilot är:
- Få hjälp med att skriva mejl – både att komma igång och att få förslag på formuleringar
- Sammanfatta långa mejl eller dokument, så du sparar lästid
- Få förslag på mötestider när du skriver “Låt oss ses”
- Ställ frågor om dokument, t.ex. “Vilka är de viktigaste punkterna i denna rapport?”
Vår rekommendation: Lär dig använda gratisversionen – den är ett kraftfullt verktyg i sig. Eller köp en licens om du vill utnyttja Copilot fullt ut.
Det handlar inte bara om verktygen – utan också om vanor
Att byta till nya Outlook handlar inte bara om nya knappar. Det handlar om nya vanor – och att förändra vanor tar tid. Vi vet att även små förändringar i arbetsrutiner kan kännas som stora omställningar, men när de väl sitter blir arbetet både enklare och mer överskådligt.
Vi hjälper inte bara med tekniken, utan också med att få de nya vanorna att fungera i praktiken. Så att du inte bara byter system – utan faktiskt lär dig att arbeta smartare.
Vill du ha fler tips på hur du arbetar smartare med Outlook och Microsoft 365? Läs fler av våra artiklar här på sidan – eller boka ett kostnadsfritt samtal om hur vi bäst kan hjälpa dig och ditt team att hitta den bästa lösningen.
Vårt jobb är att göra dig bättre på ditt!