När mejl möter emojis: Fyra generationer på arbetsplatsen
Vår arbetsplats är en tidsmaskin. I ena hörnet sitter en Baby Boomer och bläddrar i en utskriven rapport, i det andra hörnet skriver en Generation X ett mejl som börjar med ”Hej, hoppas du haft en fin helg!” medan en Generation Y redan har slängt i väg tre chatt-meddelanden och en GIF. Generation Z? De har skickat ett röstmeddelande på 12 sekunder och förväntar sig svar inom 10.
Aldrig tidigare har så många generationer med olika kommunikationssätt samsats på arbetsplatserna – och aldrig har vi varit mer förvirrade över hur vi egentligen ska kommunicera. Från formella mejl och långa möten till kortfattade DM:s och emojis: Låt oss dyka ner i generationsklyftan och se vad som händer när fyra kommunikationsstilar möts i fikarummet.
Chef: Hej, kan ni skicka rapporten?
Gen Z: Say less.
Chef: Vad betyder det? Har du skickat den? Skickar du den nu? Vad händer?!
Gen Y: Ska vi inte ta ett kort möte om det?
Boomer: Låt oss boka en timme i morgon kl. 08.00!
Gen Y: Eller… kanske bara ett Slack-meddelande?
Boomer: Vad är Slack?
Gen X: Kan vi ta det här via mejl istället? 😊
Gen Z: Varför? Vi kan ju bara chatta?
Baby Boomers (1946–1964) – Telefonens försvarare
Baby Boomers tycker att riktig kommunikation sker ansikte mot ansikte eller via telefon. ”Mejl är bra”, säger de, ”men inget slår en ordentlig pratstund vid kaffemaskinen!” Problemet? Alla andra generationer duckar undan när de ser en Boomer med telefonen i högsta hugg. Medan Boomers är bra på att få saker gjorda så kan de samtidigt hålla en mötesmonolog längre än en Marvel-film.
Generation X (1965–1980) – Mejlens mästare
Gen X kommunicerar helst via mejl och förväntar sig att du svarar inom en arbetsdag. De skriver fullständiga meningar, använder korrekt grammatik och kan bli chockade av en ”typo”. De har lärt sig att emojis existerar, men de använder dem sparsamt – oftast ett semikolon och en parentes 😉. Gen X håller det ofta kort och koncist, men kan fastna i ett oändligt mejl-cc:ande.
Generation Y (1981–1996) – Slack-generationen
Gen Y (även kallad Millennials) hatar långa mejl och vill ha snabba svar. De chattar hellre än ringer och använder GIF:ar för att förstärka sina poänger. De lägger också stor vikt vid tonalitet – om du bara skriver ”OK” utan en emoji eller ett utropstecken, misstänker de att du är arg. Millennials ger ofta snabba svar, men kan fastna i en 20-minuters diskussion om vilken GIF som bäst representerar deras känslor.
Generation Z (1997–2012) – Emoji & DM-mästarna
Gen Z har en hatkärlek till e-post men kan skicka 37 meddelanden på 60 sekunder i en chatt. De kommunicerar i korta, kryptiska fraser och kan svara på ett långt mejl med bara ”bet”. Om du använder en smiley 🙂 istället för en gråtskratt-emoji 🤣, tror de att du är passivt aggressiv. Gen Z Är snabba men extremt svårtolkade. Kräver ibland en tolk.
Hur påverkar generationsklyftan vårt samarbete?
Att navigera i en arbetsstyrka med flera generationer är som att mixa en symfoniorkester med en DJ-pult – det finns stor potential, men tempot och tonerna kan bli rätt ojämna.
- Missförstånd på löpande band – En boomer vill ringa, en Gen X vill mejla, en Gen Y vill chatta, och en Gen Z svarar bara med ”👀”.
- Olika förväntningar – Gen Y och Gen Z förväntar sig blixtsnabba svar, medan boomers och Gen X tycker att ”inom 48 timmar” är fullt rimligt.
- Möteskultur vs. chattkultur – Boomers och Gen X vill ha möten, Gen Y och Gen Z föredrar en snabb chatt. Resultatet? Antingen för många möten eller en överfull chattkanal.
Faktum är att de äldre kollegorna sitter på en guldgruva av erfarenhet och historisk kunskap, medan de yngre kommer med nya idéer, digitala genvägar och ett ”Varför gör vi ens så här?”-tänk. När det klickar kan det leda till innovation, kreativitet – och kanske till och med en smartare kaffemaskin.
För att undvika onödiga krockar och istället dra nytta av varandras styrkor kan det vara smart att komma överens om gemensamma spelregler. Nästa gång ni har ett möte, ta en diskussion om när det är bäst att använda mejl, chatt eller telefon. Här är några punkter som kan vara värda att diskutera:
✔ Känn till de olika verktygen – Skapa en kultur där alla känner sig hörda och respekterade. Bara för att du föredrar en viss kommunikationsmetod betyder det inte att den är bäst i alla situationer.
✔ Rätt kanal för rätt ändamål – Mejl är bäst för detaljerad information, chatt funkar för snabba frågor – och om något behöver diskuteras är ett samtal eller möte ofta den bästa lösningen. Läs mer här: Så kommunicerar ni effektivt.
✔ Hjälp varandra – De äldre kollegorna har ovärderlig erfarenhet att dela med sig av – så tänk mentorskap. Samtidigt kan de yngre bidra med teknisk kunnighet – varför inte en omvänd mentorrelation? Uppskatta och använd varandras unika styrkor.
Ett aktuellt exempel på behovet av gemensamma riktlinjer är Microsoft Teams, där vi behöver enas om hur vi strukturerar våra mappar och filer – men också när vi chattar eller skriver inlägg. Vill du veta mer om just detta? Läs även: Det viktigaste om Teams.
Den här artikelns avsändare är Generation X. Kunde du gissa det? I över 40 år har vi hjälpt människor att fungera, trivas och prestera bättre i sina jobb. Vi, om någon, vet att bra samarbete kräver att vi förstår och respekterar våra kollegors sätt att kommunicera.
Behöver du råd eller vägledning? Hör av dig – vårt jobb är att göra dig bättre på ditt!