Effektivitet i praktiken – Sluta skjuta upp och börja jobba smartare
Effektivitet. Ett ord vi ofta slänger oss med, men inte alltid riktigt förstår. För effektivitet handlar inte om att springa snabbare eller fylla kalendern till bristningsgränsen. Det handlar om att använda energi, tid och fokus på det som faktiskt gör skillnad.
Ett effektivt arbetssätt innebär alltså inte att arbeta längre eller springa fortare, utan att arbeta smartare. Att jobba med det som faktiskt för arbetet framåt, istället för att fastna i småsaker eller lägga tid på sådant som inte ger värde.
Förhalningens förbannelse
Ett av de största hoten mot personlig effektivitet är förhalning, eller det vi i vardagligt tal kallar att ”skjuta upp saker”. Förhalning är lömskt. Det känns ofarligt i stunden – ”jag gör det sen” – men i längden leder det till stress, tappad kontroll och sämre resultat.
Hjärnan är expert på att hitta kortsiktiga belöningar som ersätter obekväma uppgifter. Istället för att skriva rapporten kan man plötsligt komma på att skrivbordet behöver rensas, eller att det är absolut nödvändigt att sortera om mapparna på datorn. Kortsiktigt känns det skönt att undvika det jobbiga, men långsiktigt växer berget av ouppklarade uppgifter.
Det värsta är att vi undergräver oss själva varje gång vi skjuter upp en uppgift. Vi tappar tron på att vi faktiskt får saker gjorda. Och uppgiften växer: från något vi kunde ha klarat på 30 minuter till ett berg av både arbete och dåligt samvete.
Ett roligt – men dyrköpt – exempel
Låt oss ta ett lättsamt exempel. Föreställ dig en medarbetare som fått i uppdrag att boka konferenslokalen till fredagens viktiga kundmöte. Uppgiften är enkel och tar fem minuter, men eftersom det alltid finns något ”viktigare” att göra skjuts den upp. På måndagen tänker personen: ”Jag hinner imorgon.” På tisdagen: ”Det är ju flera dagar kvar.” På onsdagen: ”Jag ska bara bli klar med min presentation först.” Och på torsdagen: ”Oj, nu blev klockan mycket, jag fixar det direkt imorgon bitti.”
När fredagen väl kommer inser hen, att lokalen aldrig blev bokad och känner kallsvetten rinna ner i pannan. Resultat: chefen, kunden och hela teamet får stå i företagets fikarum med plastmuggar och försöka hålla en professionell ton mellan kaffemaskinens surr och någon som värmer fiskgratäng i mikron. Ett humoristiskt scenario – men också ett typexempel på hur en liten försummad uppgift kan växa till en pinsam och kostsam situation.
Att jobba effektivt – enligt PEP®
PEP® – Personliga Effektivitets Programmet erbjuder konkreta verktyg för att undvika sådana situationer och stärka vår arbetsförmåga. Några av kärnprinciperna är:
- Samla allt på ett ställe – istället för att ha uppgifter i huvudet, i mejlen, på post-it-lappar eller i ett anteckningsblock, samla dem i ett pålitligt system. Då minskar risken att saker glöms bort.
- Prioritera klokt – gör skillnad på vad som är viktigt och vad som bara är bråttom. Det är ofta i de viktiga, långsiktiga uppgifterna som vi verkligen gör skillnad.
- Bryt ner uppgifter – stora och diffusa projekt är perfekta grogrunder för förhalning. Genom att dela upp dem i små, hanterbara steg blir det lättare att komma igång.
- Planera realistiskt – fyll inte kalendern till bristningsgränsen. Att planera in tid för eftertanke, pauser och oförutsedda händelser är också en del av effektiviteten.
- Gör det NU-principen – om en uppgift tar mindre än två minuter, gör den direkt. Det är ofta snabbare än att skjuta upp och bära runt på den mentalt.
Effektivitet är en vana
Effektivitet är inte en medfödd talang utan en färdighet som går att träna. Små justeringar i vardagen kan göra stor skillnad för både prestation och välmående.
Genom att förstå förhalningens mekanismer och använda PEP:s principer kan du frigöra tid, minska stressen och faktiskt känna dig nöjd när arbetsdagen är slut. Kontakta gärna oss om du vill höra hur PEP kan göra din arbetsdag enklare och mer överskådlig. Så nästa gång du får i uppdrag att boka konferensrummet – gör det direkt. Du mår bra och dina kollegor kommer att tacka dig.!
Vårt jobb är att göra dig bättre på ditt!