Hantera din tid: Tre enkla metoder för att lyckas
När någon börjar en mening med: ”När du har en minut över…”, får det dig att skratta hysteriskt? Vi förstår dig. Med detta i åtanke tänkte vi ta en titt på det välbekanta ämnet Time management. För även om det finns en hel del råd i ämnet så är det, ironiskt nog, ingen som har tid att gå igenom alla och vem vet vilken teknik som fungerar bäst?
Låt därför oss hjälpa till. I sann PEP-anda har vi kokat ned det till några få hanterbara råd. De första två är du säkert redan bekant med, men som du vet så är vi väldigt förtjusta i att göra saker så enkelt som möjligt, eftersom det enkla är ofta det geniala. Läs gärna vidare om våra tre favorittekniker inom Time management.
1. Äta grodan
Den här suggestiva (om något osmakliga) metaforen kommer från Mark Twain, som har sagt: ”Om det är ditt jobb att äta en groda, så är det bäst att börja dagen med det. Är det ditt jobb att äta två grodor så börja med den fetaste först, så slinker den andra ner lite lättare.” Med andra ord: Sluta Förhala! Speciellt när det gäller de uppgifter där det inte är helt självklart hur eller vad du skall göra (du vet vilka vi menar). Generellt brukar vi förhala lite svåra, tråkiga och stora uppgifter. Det beror ofta på att vi inte vet riktigt var vi skall börja. Om det behövs, klargör med din chef vilket första steget är. Då kommer du i gång och när du väl är i gång brukar det flyta på lite bättre.
2. Gör Det NU!
Den här kommer du säkert ihåg. Men bara för att den är bekant blir den inte mindre effektiv, eller viktig. Det är därför vi använder ett utropstecken. Var beslutsam. Kan du inte göra uppgiften på en gång så planera in den i din kalender, eller om det behövs, delegera den till någon annan. Nyckeln är att helt enkelt ta ett beslut. Med andra ord, om din första tanke när du öppnar ett mejl eller en förfrågan är ”jag kan inte hantera detta nu”, så är det helt ok. Men se till att följa upp den tanken med ”så när skall jag hantera det då?” och sätt av tid. NU!
3. Pomodorotekniken
Grodan fixad? Beslut fattade? Kanon – då kommer här ett bra sätt att hålla bollen i rullning. Den grundläggande tanken med Pomodorotekniken är att du avsätter 25 minuter till kvalificerad, fokuserad och ostörd tid åt en specifik uppgift. Med betoning på kvalitet och ostörd – och innan du säger att det är omöjligt så tänk till. Det handlar om 25 minuter, vänner. Det är faktiskt möjligt.
Fördelarna med att tänka så här är solklara: Rent psykologiskt känns det inte alltför överväldigande att avsätta 25 minuter. Även för den mest inbitna förhalaren (ni vet vilka ni är) kan detta vara okej. Rent praktiskt är det väldigt få avbrott som inte kan vänta 25 minuter. Stäng av alla notifikationer (ja, ALLA), sätt på dig dina brusreducerande hörlurar, sätt upp en tydlig Stör ej-lapp och kör. Efter 25 minuter kan du ta 5 minuters rast om du vill och har det gått bra så kör 25 minuter till.
Vi förstår att du kanske inte kan producera underverk på 25 minuter, men poängen är att det är en start och ofta blir folk förvånade över hur mycket man får gjort på så kort tid om man arbetar fokuserat och ostört. Det är inte ovanligt att man blir så nöjd över vad man presterat att man fortsätter i 25 minuter till.
Ett positivt momentum i stället för förhalning? Ja tack, men det finns en sista sak att reflektera över. Även de effektivaste metoderna för Time management som de som beskrivits ovan blir meningslösa om vi inte har ett mindset som stödjer dem. Ett stort problem är att människor är så upptagna med att vara upptagna att de inte tillåter sig själva fokuserad kvalitetstid att jobba med sina projekt/arbetsuppgifter utan att bli avbrutna. Med andra ord, ändra ditt mindset. Det vi är ute efter är ett tillvägagångssätt som är mindre ursäktande och mer bestämt. Det är helt okej både att avsätta tid för dina viktiga arbetsuppgifter och att kunna arbeta med dom utan att bli avbruten under den tiden. Är det verkligen troligt att det dyker upp en kris så stor att den inte kan vänta 25 minuter? Är det tillräckligt viktigt så kommer folk att leta upp dig. Börjar huset brinna kommer du inte få veta det via mejl eller sms.
Vettiga synpunkter, eller hur? Här kommer en till: Glöm inte bort det faktum att ditt företag i slutändan vill att du ska utföra din roll på ett så effektivt sätt som möjligt. Att ge dig själv tid att göra detta kommer att gynna alla, inte bara dig.
Dags att sätta i gång.