Det viktigaste med Teams #2: Vett och etikett i samarbetet
För många har Microsoft Teams – utöver videomötena – inneburit ytterligare ett möjligt verktyg för intern kommunikation (och kanske en möjlighet att minska mängden interna mejl).
I vårt tidigare inlägg gav vi en handfull tips för dina personliga inställningar och dagliga användning, men den fulla nyttan av Teams beror till stor del på att ni internt kommer överens om några bra och lämpliga riktlinjer som stöder en sund samarbetskultur.
Intern kommunikation
När ska man skicka e-post, när ska man skapa ett inlägg och när ska man skriva en chatt? Det kan vara svårt i situationen att välja rätt verktyg, men om man inte kommer överens om några generella riktlinjer blir det upp till individen – och därmed lite slumpmässigt hur kommunikationen går till.
I grund och botten är det därför viktigt att komma överens om i vilka situationer du använder vad:
- E-postmeddelanden bör i allmänhet endast användas för extern kommunikation och personer som inte ingår i något av dina team – samt för mer formell och allmän intern kommunikation som inte är brådskande.
- Inlägg sker inom det enskilda teamets kanaler och är därför lämpliga för att hålla reda på den pågående och sammanhängande dialogen, som en del av din kunskapsdelning, som senare kan ses över.
- Chattar är avsedda för det helt spontana, där du vill ha ett snabbt svar på en enkel fråga – som inte nödvändigtvis berör en kanal, och där innehållet inte har någon relevans efteråt
- @mention, som tidigare nämnts, är en möjlighet att ”knacka någon på axeln” för att be om ett svar eller skapa extra uppmärksamhet. Så kom överens om att använda alternativet, men bara vid behov.
Med ovanstående som förslag på ett övergripande ramverk kan det då finnas ett behov av att komma överens om specifika spelregler i ditt arbetsteam/organisation:
Frågor för förtydligande:
- I vilka situationer och för vad ska vi använda e-post, inlägg och chatt?
- Förväntningar på svarstider – och vad gör vi när det är bråttom?
- Vad innebär det att skicka eller ta emot något med @mention?
Struktur och kunskapsdelning
När det gäller kunskapsdelning är det viktigt – för att säkerställa en god struktur och tydlighet – att komma överens om hur ni vill organisera era Team och den gemensamma informationen och verktygen.
- Team är den översta nivån i er Teams-struktur och bör därför återspegla de övergripande organisatoriska (och organisationsövergripande) enheter som du arbetar inom.
- Kanaler skapas under varje team, för var och en av de funktioner, intresseområden eller projekt som teamet behöver kommunicera och dela kunskap om.
- Filer placeras under den enskilda kanalen i en mappstruktur som – i likhet med andra fildelningsplatser – varken är för enkel (för få mappar) eller för komplex (för många mappar / nivåer).
- Med Teams, SharePoint och OneDrive är det möjligt att dela allt i molnet, så delad kunskap synkroniseras mellan enheter utan dröjsmål. Kom därför ihåg att dela länkar i stället för filer.
Frågor för förtydligande:
- Hur säkerställer vi att teammedlemmar kontinuerligt läggs till och tas bort?
- Vem kan skapa och hantera kanalerna i varje team?
- Vad skall lagras var – i Teams, SharePoint, OneDrive, Dropbox, etc.?
- Vilka överenskommelser kan säkerställa korrekt placering och namngivning av filer?
- Vem ansvarar för att överenskommelsen följs? Kom ihåg att alla betyder ingen!
Tillgänglighet
Alla behöver arbetsro – och särskilt när vi är många som sitter nära på stora gemensamma kontor eller arbetar på olika platser. Då är det viktigt att komma överens om spelregler för hur vi kan signalera behovet av att vara ostörda.
Frågor för förtydligande:
- Vilka verktyg används för att signalera tillgänglighet – och hur?
- Hur hanteras brådskande ärenden för personer med ”upptagen” status?
- Ska ”upptagen” respekteras på samma sätt som till exempel ”sitta i ett möte”?
Kom ihåg att behovet av spelregler för vårt samarbete är detsamma som behovet av trafikregler i trafiken. Om någon kör enligt sina egna regler kan det påverka andra och det kan bli kostsamt.
Ju tidigare man tydliggör de gemensamma riktlinjerna, desto mer välfungerande blir samarbetet – och desto mindre gnissel och subkulturer kommer att uppstå. Så fundera på hur du vill kommunicera och följa upp överenskommelser – och kom ihåg att föregå med gott exempel!
Med dessa råd kring vett och etikett i Teams passar vi bollen vidare till dig och dina kollegor. Som med allt annat utvecklas färdigheterna med erfarenheten, så håll dig nyfiken.
Dela gärna med dig av dina erfarenheter – och kontakta oss om du behöver lite coachning!