Hur många gånger har du blivit avbruten idag?
Frustrerande eller hur? Och när man dessutom tänker på att det tar cirka tjugo minuter att återfå fokus efter varje avbrott, så är det klart att avbrott handlar om långt mer än vår personliga irritation – nämligen den betydande negativa effekt det har på din – och därmed också din verksamhets – produktivitet.
Så vad kan vi göra åt det? Det säger sig självt, att i vår nya värld med övervägande öppna kontor och teknologier som möjliggör en konstant ström av avbrott även på hemmakontoret, kan du naturligtvis inte helt skydda dig själv – oavsett hur mycket du fantiserar om det (och det har du säkert gjort).
Men förutom den enkla strategin att stänga av telefon- och e-postaviseringar finns det ytterligare några saker du kan göra för att minimera både avbrott (när andra människor stör dig) och distraktioner (när dina egna tankar vandrar i väg). Här är våra rekommendationer för hur du behåller ditt fokus:
- Anteckna. Att plötsligt komma på en uppgift som du ännu inte har bockat av, är en av de vanligaste distraktionerna. Det bästa sättet att tysta din inre röst? Skriv ner dina uppgifter så fort du kommer på dem. Detta tar bort oron över att du skall glömma det, och frigör hjärnkapacitet till uppgiften du jobbar med just nu.
- Rensa. Det du jobbar på just nu är det enda du skall ha framför dig. Ju färre saker du har på ditt skrivbord och ju färre saker du öppnat i datorn, desto mindre risk att ditt öga faller på något som kan vilseleda dig.
- Värdera vad som är viktigast. Står valet mellan att arbeta vidare med det du håller på med och något annat som du plötsligt blir ombedd att göra, fatta ett snabbt beslut. Om den nya uppgiften kan vänta och den påbörjade uppgiften fortfarande är din prioritet, så säg vänligt nej – och förklara att du inte är ohjälpsam – bara upptagen.
- Försök att inte avbryta själv. Ja, du gör det också – det gör vi alla. Var medveten om den press du kanske oavsiktligt utsätter andra för. Kommunikation är nyckeln: så när du behöver hjälp av andra, se till att de förstår vad du behöver och när. På så sätt kommer du inte att behöva avbryta dem vid en olämplig tidpunkt. Vilket leder oss vidare till:
- Skapa en bra kultur. Vi får utgå ifrån att ni alla är intresserade av det, eller hur? Så gör en insats för att få tagit fram en gemensam policy för det här med avbrott. Bli överens om en gemensam signal för ”Stör ej” som (inom rimliga gränser) inte är förhandlingsbar, och hjälp sedan varandra att följa den.
Vi kan lika gärna se sanningen i vitögat. Du kommer aldrig att bli av med avbrott och distraktioner helt. Och det vill vi nog inte heller, för emellanåt kan en kort distraktion vara en välkommen paus. Med måtta på allting – om du följer våra riktlinjer bör det minimera de värsta syndarna. Så, låt inte oss uppehålla dig. Vi vill absolut inte störa.