Så här kommunicerar ni effektivt – och undviker att drunkna i mejl
Dålig kommunikation är en av de största tidstjuvarna och slösar resurser på arbetsplatsen. Du har säkert varit med om situationen där en obetydlig fråga plötsligt blir till en mejltråd längre än en regnig vinterdag – och innan någon ens har hunnit svara på den ursprungliga frågan har alla glömt vad det egentligen handlade om.
Missförstånd, dubbelarbete och onödig frustration dränerar produktiviteten – och inte minst arbetsglädjen. Så låt oss titta närmare på hur vi kan undvika vanliga fallgropar och använda ett enkelt verktyg som kan göra vardagen både smidigare och lite roligare.
När dålig kommunikation stjäl tid (och energi)
Många missförstånd skulle kunna undvikas om vi var mer medvetna om hur vi kommunicerar. När budskap är oklara leder det till misstag som tar extra tid att rätta till. Det stjäl både fokus och tålamod.
Och det handlar inte bara om produktivitet. Dålig kommunikation skapar osäkerhet och tvivel. När medarbetare inte vet vad som förväntas av dem, måste de lägga tid på att fråga eller dubbelkolla – eller, ännu värre, löser uppgiften fel. Det kostar tid och påverkar kvaliteten.
Vanliga fallgropar i kommunikationen
Här är några klassiska problem som vi alla känner igen och kanske bidragit till:
- Oklara budskap: Vaga instruktioner som lämnar mycket åt tolkning. Resultatet? Frustration, misstag och en massa ”Vad menar du exakt med…?”.
- För många mejl: Ett snabbt samtal kan lösa många frågor på fem minuter – och det är både roligare och effektivare än en kilometerlång mejltråd.
- För många möten: Om mejlen inte löser det, kanske ett möte behövs – eller två. Men möten tar tid från själva arbetet om de inte är välplanerade.
- Otydliga förväntningar: Om ingen vet vem som ska göra vad, slösas tid på att reda ut det. Eller ännu värre: alla gör samma sak – eller inget alls.
Så gör ni kommunikationen mer effektiv
Här är några enkla tips för att skärpa internkommunikationen:
- Välj rätt kanal: Mejlen fungerar bäst för mer omfattande information, chatten är bra för snabba frågor, och om något behöver diskuteras eller beslutas är ett samtal eller ett möte ofta bättre.
- Var tydlig: Se till att ditt budskap är klart och lätt att förstå – även en trött hjärna en måndagsmorgon ska kunna hänga med. Är du osäker på vad någon annan menar? Fråga!
- Skapa en feedbackkultur: Bli bra på att ge och ta emot konstruktiv feedback på kommunikationen. Fråga er själva: ”Vad fungerar bra? Vad kan vi förbättra?”. Feedback handlar om att utveckla processer, inte att kritisera individer.
Den enkla metoden som räddar dagen
Här är vårt hemliga vapen mot att slösa för mycket tid på kommunikation: Go-Ri-Ma:
- Go (Gå): Om det är möjligt, gå direkt till kollegan. Inga mejl, inga chattar – bara ett snabbt samtal ansikte mot ansikte. Men se till att du inte stör!
- Ri (Ring): Är personen inte på plats? Ring istället. Ett kort samtal kan spara mycket tid och undvika missförstånd.
- Ma (Mejl): Använd mejl när det inte är bråttom eller när du behöver förmedla mer omfattande information. Håll det kort och tydligt.
Effektiv kommunikation – en nyckel till framgång
Effektiv kommunikation handlar om att välja rätt metod för rätt tillfälle, så att tiden kan användas till det som verkligen spelar roll. Med större medvetenhet och några enkla justeringar kan ni få arbetet att flyta smidigare.
Och om ni behöver hjälp att komma igång finns vi här för er.
Vårt jobb är att göra dig bättre på ditt!