Hur påverkar den digitala röran vårt arbete?
De flesta människor är väl medvetna om att hålla den fysiska arbetsplatsen i ordning, så blir vi mindre distraherade och mer produktiva. Men hur är det med den digitala arbetsplatsen?
Det är väldigt lätt att skapa en digital röra, oavsett om det orsakas av för många mejl eller för många program för lagring och kommunikation. Det inte bara dränerar oss mentalt utan påverkar också vår produktivitet. Här är några av de många negativa konsekvenser vi oftast möter:
- Bortkastad tid på att söka efter information
- För lite tid att arbeta med de viktigaste uppgifterna
- Informationssilos och samarbetsproblem
- Besvärlig onboarding av nya kollegor
- Brist på tillväxt och utveckling i organisationen
Medarbetarna kan lätt känna sig trötta och frustrerade över den digitala röran – och ju mer komplicerad och rörig vår digitala arbetsplats är, desto mer frustrerande och improduktiva blir vi.
Här är våra 3 bästa sätt att skapa digital ordning – och hur det kan hjälpa dig och dina kollegor att bli mer produktiva.
1. En plats för allt och allt på sin plats
Sparar du dokument på datorns skrivbord eftersom det är för svårt att hitta rätt plats att lagra dem? Slösar du tid på att leta efter gamla dokument som är begravda i delade arkivsystem?
Vi hjälper ofta människor att organisera sina system för att göra dem lättare att navigera i. Nyckeln är att hitta en struktur som är logisk och speglar din roll och dina ansvarsområden. Håll det enkelt och att föra samman saker som naturligt hör ihop. Skapa strukturen så att det blir en röd tråd mellan dina olika plattformar, dvs på mejl, filer, anteckningar etcetera. På så sätt kan du lätt hitta det du behöver, när du behöver det!
När fler använder gemensamma lagringsplatser såsom SharePoint och Teams, är det viktigt att alla använder samma arkivstruktur. Det innebär att alla måste känna till, använda strukturen och följa samma spelregler. Om alla lätt hittar varandras informationen sparar det tid och energi för alla.
2. Rensa inkorgen
Eftersom vi alla behöver hantera mejl kan en strukturerad inkorg göra en stor skillnad för vår produktivitet. Därför rekommenderar vi att du kontinuerligt tar bort mejl från inkorgen när du beslutat vad du skall göra med dem. Flytta dem till lämpliga undermappar, gör dem till uppgifter eller ta bort dem direkt, om de inte behöver sparas.
En annan metod kan vara att skapa regler som automatiskt flyttar vissa mejl direkt till undermappar, så att du kan fokusera på de viktigaste i inkorgen först. Var noga med att bara skapa regler för mejl som du inte behöver agera på, men kan besöka med lite längre mellanrum.
Du kan också förbättra din produktivitet avsevärt genom att inte titta i din inkorg hela tiden. Avsätt några fasta tider under arbetsdagen för att hantera din inkorg, i stället för att kontinuerligt störas varje gång du får ett nytt mejl.
3. Begränsa och integrera verktygen
Hur många system använder du och dina kollegor dagligen? E-postsystem, CRM, dokumenthantering, chattfunktioner och en mängd andra verktyg för kommunikation och samarbete. Det finns program för allt, men (också) när det gäller teknik, kan begränsning vara en dygd.
Att ha för många verktyg kan hindra ett optimalt informationsflöde – och särskilt om man använder olika verktyg i olika delar av organisationen. Därför kan det vara klokt att undersöka möjligheterna att integrera system för att uppnå ett smidigare samarbete.
Innan införskaffande och implementering av ny programvara, tänk till på vilket problem det kommer att lösa som inte redan är löst med de nuvarande verktygen. Om det nya programmet eller appen inte löser uppgiften bättre än den befintliga, är det förmodligen inte värt det.
Tyvärr är det alltför lätt att förbise konsekvenserna av digital röra, kanske för att den inte är lika synlig och mätbar.
Vår erfarenhet visar är att vi, varje dag, slösar mycket tid på att leta efter information och avbryter varandra i onödan för att fråga efter information. Det är därför en riktigt bra investering att städa upp, även på den digitala arbetsplatsen.