Detta har vi lärt av corona – om att arbeta effektivt hemifrån
På tröskeln till mer normala förhållanden – efter en period då många människor behövt arbeta hemifrån – har vi på PEPworldwide samlat några av de bästa erfarenheterna från de senaste månadernas utmaningar.
En positiv effekt av coranakrisen – bland de många negativa – är att många fler blivit medvetna om de uppenbara fördelarna med att arbeta hemifrån– och vissa har kanske också upplevt några av fallgroparna som vi kan lära oss av.
Att bli av med den dagliga pendlingen till och från kontoret – med långa resetider och stress i rusningstrafiken, kan vara skönt. Men det finns många andra fördelar som innebär att hemmakontoret utan tvekan kommer att spela en större roll än tidigare. Därför har vi sammanställt ett antal rekommendationer här.
Hemmakontoret ger arbetsro – så utnyttja det nu
Många av oss har varit tvungna att vänja oss vid arbetslivet i stora kontorslandskap – med de många dagliga distraktioner och avbrott från kollegor som det innebär. För vissa är hemmakontoret därför den enda möjligheten att skapa det nödvändiga lugn som gör att vi kan koncentrera oss på krävande uppgifter eller helt enkelt bara får mer gjort. Att få arbetet gjort med minsta möjliga ansträngning – det kallar vi effektivitet.
En av de stora utmaningarna kan vara att ramverket för arbetet inte är så tydligt definierat – så det är en bra idé att etablera några enkla spelregler för hemarbetsplatsen. Försök så långt som möjligt att skapa en fysisk avgränsning för din hemarbetsplats – en plats där du är bekväm – och kom överens med familjen om regler för avbrott under arbetsdagen.
De digitala avbrotten försvinner inte heller automatiskt bara för att vi sitter hemma, så även här är det viktigt att aktivt bestämma om du behöver alla aviseringar från mail och chattfunktioner – och om arbetstelefonen ibland kan vara på ljudlös. Kontrollera dina källor till avbrott och justera vid behov.
Se till att ha samma dagliga överblick över uppgifterna och samma ordning på din arbetsplats som du är van vid från kontoret. Goda vanor när det gäller att organisera och minimera röra gäller också hemma – och är ett säkert kort när det handlar om att minska avbrott och slöseri med tid.
Videomöten kan vara riktigt effektiva…
Aldrig tidigare har så många varit tvungna att lära sig den nya tekniken som när de plötsligt blivit kallade till digitala möten på Teams, Zoom, Hangouts eller liknande – och de flesta har upptäckt att det inte var så farligt – ja, kanske till och med en positiv upplevelse som de kan använda mycket mer framöver.
Bra digitala möten kräver – kanske i större utsträckning än fysiska – emellertid en tydlig agenda och en mötesledare som styr mötet och fördelar ordet mellan de olika deltagarna. Användningen av ett headset förbättrar ljudet och eliminerar bakgrundsljud från ditt tangentbord – eller grannens hund. Kroppsspråk och ansiktsuttryck är centrala för ditt budskap – och hjälper till att göra kommunikationen tydligare – så slå alltid på kameran på mötena. Det hjälper också deltagarna att vara mer fokuserade och disciplinerade under mött när alla andra kan se att du aktivt följer med.
Erfarenheten visar att det är klokt att hålla videomötena relativt korta så att koncentrationen inte försvinner. Med förbehåll för olika typer av möten rekommenderar vi i allmänhet att videomöten hålls under 1 timme.
Rutiner är bra – när arbete och fritid flyter ihop
Vi är säkra på att du har etablerat dig bra hemma med bra rutiner för dagen – precis som på kontoret. Rutiner är nämligen bra för hjärnan eftersom dagen blir mer förutsägbar – och det sparar energi.
Den viktigaste rutinen kan vara att du markerar för dig själv och andra, när arbetsdagen börjar och när den slutar. Fundera på hur du bäst stänger av privata sysslor under arbetstid och omvänt hur du stänger av och har ledigt när arbetsdagen är slut. Ett enkelt tips kan vara att avsluta dagen på hemma kontoret med en promenad – och när du går in genom dörren igen är du ledig.
Hemmakontoret har tvingat oss att signalera tillgänglighet på ett annat sätt än genom den fysiska närvaron. Om du vill säkerställa en rimlig balans mellan fokuserad arbetsro och tillgänglighet för andra, måste du använda dina digitala verktyg för att signalera att du inte är online hela tiden.
Etablera arbetsrutiner så att du tar hänsyn till din personliga energinivå under dagen. Planera de mest krävande uppgifterna till tidpunkter när du känner dig som piggast – och spara rutinuppgifterna till när energin är lägre.
Pauser och återhämtning är viktigt
Att hålla koncentration och motivation under en lång arbetsdag hemma kan vara en stor utmaning, eftersom avbrott från kollegor inte ger de naturliga avbrotten i arbetet. Överväg därför att dela upp dagen i kortare sessioner med pauser emellan där du gör något helt annat. Pauser är i själva verket inte slöseri med tid, utan bidrar till din effektivitet.
Vi tenderar att sitta mer på hemmakontoret, så det kan vara en bra investering om du medvetet gör några av dina pauser aktiva. Du kanske vill ta en rask promenad eller löprunda mitt på dagen som belöning för förmiddagens arbete. Det rensar definitivt hjärnan. Eller välj att äta din lunch utomhus när vädret tillåter.
Kanske kan du också ge dig själv en liten belöning när du slutfört en krävande uppgift. Det kan vara en god kopp kaffe, 5 minuter i trädgården eller på balkongen – eller en kort nyhetsuppdatering (se upp så den inte blir för lång bara). Ett litet belöningssystem kan generellt ha en god effekt på några av oss för att få de tråkiga eller svåra uppgifterna gjorda.
Som ni vet, de flesta kriser för också något bra med sig och erfarenheterna som många av oss fått under den senaste perioden med utökat hemarbete, har blivit användbara erfarenheter av hur det är att arbeta effektivt ensam – och att vi faktiskt kan samarbeta på ett bra sätt även på distans.
Vi ser fram emot att dela fler erfarenheter från coronatiden. I nästa artikel kommer vi att titta närmare på hur erfarenheterna från de senaste månaderna kan användas när vi kommer tillbaka. Så att vi kommer tillbaka i bättre form, mer medvetna om att ge varandra utrymme och arbetsro – och där vi träffas och samarbetar mer effektivt.
Registrera dig för vår blogg PEP-talk direkt – så du får automatiskt meddelande om kommande artiklar med nyheter och tips för en effektivare arbetsdag.